Règle n° 1 Ce n'est pas parce que les documents sont "numériques" que leur archivage doit être autre chose que de l'archivage. Or, le plus souvent, ce qu'on appelle "archivage électronique", c'est simplement de la GED dont on cherche à prolonger la durée de vie. Pourtant, la GED c'est génial tant qu'on appelle ça de la GED. Mais quand on appelle ça "archivage électronique", ça se transforme en usine à gaz et ça fuit de partout. Alors, chez SCRIPTUM, on fait de l'archivage, on fait aussi de la GED, mais on ne mélange pas les genres.
Règle n° 2 Sauf exception, avoir ses documents en ligne n'a d'intérêt que pendant environ trois ans. Au-delà, leur taux de consultation devient proche de zéro, et leur maintien sous forme électronique apporte plus d'inconvénients que d'avantages. La conservation du numérique c'est du lait sur le feu, et les questions de preuve juridique y sont insolubles. Mais ce n'est pas parce qu'on ne consulte plus ses archives au quotidien qu'on ne doit plus s'en soucier, bien au contraire : avoir besoin de produire un dossier ancien repose toujours sur un motif sérieux, tel qu'un litige au tribunal par exemple. Autrement dit, il y a une opposition d'enjeux entre - les documents récents pour lesquels on privilégie la fluidité et la rapidité - les documents anciens qui requièrent la fiabilité, la stabilité et la force probante La seule façon sérieuse de concilier les deux exigences est de constituer un DUAL ENREGISTREMENT conforme à l'ISO 11506. C'est parce que cette situation a été parfaitement intégrée par SCRIPTUM que la société propose Veri@rchiV, dual enregistrement associant la souplesse des supports numériques pour le confort à court terme et l'irréversibilité des microformes COM pour la preuve et le long terme.
Les documents numériques sont devenus omniprésents, tant dans l'activité professionnelle que dans la vie civile. Qu'ils soient "natifs" du numérique parce qu'ils ont été créés par un système informatique, ou qu'ils proviennent de la numérisation de documents papier, on constate une contradiction entre l'extraordinaire attrait que la forme numérique apporte à leur usage et l'incommensurable problème posé par leur archivage et l'administration de la preuve. Heureusement, grâce à la maîtrise de SCRIPTUM, les documents numériques s'archivent et se prouvent très bien et très simplement. Et là, ils n'ont vraiment que des avantages!
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